Bez względu na to, w jakim biznesie działasz, terminowe otrzymywanie płatności za swoje produkty lub usługi jest niezwykle ważne dla odpowiedniego działania firmy. Tak samo jeżeli chcemy utrzymać dobrą opinię wśród naszych dostawców i podwykonawców, również musimy pilnować terminowego opłacania faktur. Wirtualni asystenci mogą pomóc Ci w wystawianiu faktur, wysyłaniu ich, śledzeniu zaległych płatności oraz organizowaniu i dokumentowaniu wszystkich dokumentów kosztowych.
Wirtualna asystentka – kto to?
Jest to specjalistka do spraw administracyjnych, która może pomóc Twojej firmie na wiele sposobów. Takiej osoby nie zatrudniamy na stałe – jest to asystentka na godziny, albo na kilka dni lub tygodni. Dzięki temu nie musimy podpisywać z nią umowy o pracę albo płacić składek. Taką osobę można zatrudnić w okresie wzmożonej ilości pracy albo po prostu kiedy potrzebujemy trochę więcej czasu na inne obowiązki i chcemy oddelegować komuś część naszych codziennych zadań. Personalna asystentka może nam pomóc w wielu zadaniach:
- prowadzeniu social media
- obsługi skrzynki e-mail
- umawianiu spotkań
- analizowaniu danych i tworzeniu prezentacji
- wystawianiu faktur i monitorowaniu płatności
W ofercie asystentek biurowych jak Secretario dostępne są też inne usługi – wszystko zależy od tego, czego potrzebuje nasza firma albo my. Nawet jeżeli w ofercie danej specjalistki nie znajdziemy tego, czego akurat potrzebujemy, warto jest zawsze zadzwonić lub napisać i zapytać. W standardowej ofercie nie da się określić usług dla wszystkich branż.
My przyjrzymy się jednak bliżej usłudze, którą posiada większość asystentek zdalnych – wystawianiu faktur.
Asystentka administracyjna może przejąć zadanie wystawiania faktur
Wystawianie faktur to nieodłączna część prowadzenia firmy, którą wielu przedsiębiorców nawet lubi – oznacza to w końcu, że nasza działalność przynosi skutki. Jest to jednak czasochłonne zadanie, które wymaga skupienia. Im większy sukces naszej działalności, tym zajmuje nam to większą część naszego tygodnia pracy.
Zatrudnienie zdalnej asystentki pozwoli nam na zaoszczędzenie dużej ilości czasu. Asystentka internetowa może dodać do naszej bazy poszczególnych klientów, dzięki czemu w przyszłości nie będziemy musieli już za każdym razem wpisywać ich danych. Zadba też o poprawność danych na fakturze, stworzenie odpowiedniej kopii i odpowiednią wysyłkę. Takie delegowanie zadań wirtualnej asystentce nie tylko zaoszczędzi nasz czas, ale też zmniejszy ilość wszelkich błędów.
Nie tylko wystawianie faktur – zdalna asystentka biurowa zadba o przeterminowane płatności
Dzwonienie do naszych klientów i kontrahentów i przypominanie im o opóźnionych płatnościach to dla wielu przedsiębiorców jeden z najmniej przyjemnych obowiązków. Teraz na szczęście możemy przekazać go wirtualnej asystentce. Możemy zlecić jej wysyłanie maili przypominających o płatności albo wykonywanie takich telefonów. Może też ona na bieżąco kontrolować czy przypomnienia dają efekty.
Taka pomoc nawet przez okres kilku dni czy tygodni może diametralnie zmienić nasz system wystawiania faktur i sprawić, że cały proces będzie przebiegał płynnie. Dzięki płatnościom wykonywanym na czas nasza firma będzie sprawniej działać, a my będziemy mogli poświęcić się innym obowiązkom. Zdalną asystentkę możemy zatrudniać też regularnie – na przykład na koniec każdego miesiąca, kiedy przychodzi czas na wykonywanie płatności.
