W karierze każdego przedsiębiorcy przychodzi taki moment, kiedy traci panowanie nad swoim kalendarzem, a ilość obowiązków zaczyna go przytłaczać. Jest to sygnał, że przyda mu się pomoc personalnej asystentki. W czym może nam ona pomóc i jak oddelegować jej część obowiązków?
Asystentka wirtualna może pomóc nam w prowadzeniu kalendarza
Rozplanowanie wszystkich spotkań, wysyłania na czas dokumentów, robienia prezentacji czy szukania nowego pracownika samo w sobie jest stresujące i czasochłonne – a to jeszcze zanim przejdziemy do samego wykonywania tych obowiązków. Dobre zarządzanie czasem to podstawa sukcesu każdego przedsiębiorcy. Jeżeli nie jesteśmy ekspertami w tej dziedzinie, to na szczęście eksperta możemy zatrudnić.
Zdalna asystentka jak np. Secretario to osoba, która jest mistrzem w zarządzaniu czasem. Ponieważ pracuje dla wielu przedsiębiorców naraz i wszystko musi wykonywać terminowo, to zna ona wszystkie tricki, które pomogą nam dobrze rozplanować swój dzień, być wszędzie na czas i nie marnować czasu na zbędne czynności.
Asystentka zdalna może nauczyć nas też metod zarządzania skrzynką e-mail czy porządkowania dokumentów, która pomoże zaoszczędzić nam czas w przyszłości.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce – jak zacząć?
Najpierw najlepiej jest zrobić sobie listę zadań, które chcemy jej oddać. Może będzie to umawianie spotkań i rozmów o pracę? Może planowanie wyjazdów i delegacji? A może po prostu pomaganie w zadaniach, których nie zdążyliśmy wykonać w ciągu dnia – odpisywaniu na maile czy wystawianie faktur. We wszystkie tych zadaniach może nam pomóc prywatny asystent albo asystentka. Dzięki ich pomocy nasz kalendarz będzie uporządkowany, a my nie będziemy już biegać od jednego spotkania do drugiego bez chwili oddechu.
Kiedy już określimy, w jakich zadaniach najbardziej potrzebujemy pomocy, musimy się zastanowić, w jaki sposób taka asystentka personalna będzie miała dostęp do naszych dokumentów czy maila. Możemy nadać jej dostęp do naszej skrzynki mailowej, stworzyć specjalny folder na dysku, w którym będziemy jej przesyłać zadania albo nawet dać jej hasła do naszych systemów czy programów. Forma przekazywania danych zależy już od nas.
Asystent online wymaga krótkiego wprowadzenia
Wirtualni asystenci to specjaliści w dziedzinie administracji i różnych zadań biurowych. Jednak nawet oni potrzebują na początku krótkiego wprowadzenia. Każda branża, firma i biuro jest inne, działa na innych systemach i programach, ma inne zasady. Dlatego właśnie zanim asystent online będzie mógł nam pomóc w naszych zadaniach, musimy na pewno wytłumaczyć mu krótko czego oczekujemy i w jaki sposób w naszej firmie wykonuje się dane zadanie.
Z reguły taki asystent wirtualny jest osobą, która bardzo szybko odnajduje się w nowych warunkach, dlatego już po krótkim wprowadzeniu asystent albo asystentka personalna powinna być w stanie przejąć nasz kalendarz i pomóc nam w codziennych zadaniach. Nie wymaga ona też ciągłego sprawdzania postępów – poinformuje nas, kiedy dane zadanie będzie wykonane.
Jak wygląda współpraca z asystentem online?
Z pomocy takich asystentów możemy korzystać regularnie, na przykład na koniec każdego miesiąca albo od czasu do czasu, kiedy natłok obowiązków zaczyna nas przytłaczać. Cały kontakt odbywa się tutaj zdalnie, przy pomocy e-maila, komunikatora jak WhatsApp czy telefonu. Jest to bardzo elastyczna usługa – godziny pracy czy forma kontaktu zależne są tylko od naszych ustaleń z danym specjalistą.
