Asystentka to osoba, bez której wielu prezesów, zarządów i firm nie wyobraża sobie życia. Pilnuje ona porządku w kalendarzu, załatwia wszelkie administracyjne kwestie i sprawia, że wypełnianie obowiązków jest o wiele mniej czasochłonne, a przy tym sprawne. Teraz jednak posiadanie asystentki nie musi już oznaczać osoby siedzącej przy biurku przed naszym gabinetem. Wirtualna asystentka to nowoczesne rozwiązanie, które pod wieloma względami jest lepsze od tradycyjnej wersji tego zawodu. Pod jakimi względami?
Miejsce potrzebne do pracy
Obecnie wiele firm coraz częściej rezygnuje z wynajmowania biur i decyduje się na pracę zdalną. Często też wynajmuje pomieszczenia tylko dla części załogi, która musi wykonywać swoje obowiązki na miejscu. Do tej pory również asystentka potrzebowała swojego stanowiska: pokoju albo przynajmniej biurka i szafek w pobliżu gabinetu szefa czy prezesa.
W przypadku zdalnej asystentki wykonuje ona swoje obowiązku z domu albo własnego biura. Miejsce jej pracy jest całkowicie niezależne od klienta – dzięki technologii taka asystentka może pracować nawet z innego miasta. Jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność, to korzystając z usług takiej asystentki, nie musimy wynajmować biura, co jest dużą wygodą i oszczędnością.
Wyposażenie miejsca pracy
Podobnie jak w przypadku miejsca do pracy, zazwyczaj pracodawca musi też zapewnić asystentce potrzebny sprzęt: komputer, telefon służbowy, potrzebne oprogramowanie itp. Wiąże się to oczywiście z kosztami. Asystentka zdalna wszystkie te urządzenia ma w swoim posiadaniu i w żaden sposób nie obciąża klienta ich kosztami. Często ma też wykupione dostępy do różnych programów księgowych, graficznych itp., dzięki czemu może świadczyć klientowi dodatkowe usługi, a przy tym nie ponosi on dodatkowych kosztów.
Godziny pracy
Tradycyjna asystentka to pracownik na pełen etat. Niezależnie od tego czy mamy dla niej zadania, czy akurat mamy spokojniejszy okres, musimy wskazać jej obowiązki i oczywiście płacić pełne wynagrodzenie. Posiadanie asystentki „pod ręką” od 8 do 16 może wydawać się wygodne, ale w rzeczywistości może się okazać, że wcale nie potrzebujemy pomocy na pełen etat.
W przypadku asystentki zdalnej mamy pełną elastyczność. W zależności od ustaleń taka osoba może nam pomagać codziennie przez kilka godzin albo tylko kilka godzin w tygodniu. Zazwyczaj godziny pracy takiej personalnej asystentki są też bardziej elastyczne, dzięki czemu możemy skorzystać z jej pomocy poza godzinami 8-16 (oczywiście w granicach rozsądku i ustaleń).
Umiejętności
Każda „tradycyjna” asystentka będzie potrafiła odebrać telefon, umówić spotkanie, wpisać je do kalendarza, zamówić taksówkę czy podać kawę. Jeżeli jednak będziemy od asystentki wymagać umiejętności jak pisanie artykułów, tworzenie postów czy zajmowanie się fakturami, to zazwyczaj oznacza to konieczność wysłania jej na szkolenie.
Asystentka wirtualna to specjalistka, która wszystkie wymienione umiejętności ma w małym palcu. Stworzy dla Ciebie prezentację, raport, zestawienie dokumentów, zrobi odpowiedni research, wystawi fakturę, wstawi post na Facebooku czy Instagrama, a to wszystko bez konieczności przyuczania. Asystentka zdalna posiada zazwyczaj umiejętności przekraczające zdolności tradycyjnej asystentki. W końcu praca dla różnych klientów wymaga od niej wiedzy z wielu różnych dziedzin.
Oprócz wymienionych powyżej cech, w przypadku asystentki online nie musisz ograniczać się do osób, które mieszkają w pobliżu Twojego biura. Ponieważ jest to osoba, która pracuje całkowicie zdalnie, to bez problemu możesz nawiązać współpracę ze specjalistką z drugiego końca Polski. Jak widać, rozwiązanie to ma praktycznie same plusy.
