Outsourcing pewnych zadań wirtualnym asystentom jest opcją, którą wybiera coraz więcej przedsiębiorców. Chociaż nie jest to pracownik pełnoetatowy, to do jego zatrudnienia również musimy się przygotować. Nie wymaga to dużo pracy, ale warto poznać kilka porad, które ułatwią proces przekazywania obowiązków wirtualnemu asystentowi albo asystentce.
Określ wcześniej zadania, które chcesz zlecić asystentce personalnej
Coraz większa popularność wirtualnych asystentek oznacza, że posiadają one coraz szerszą ofertę usług. Czasy asystentek internetowych, które wykonują tylko zadania typowej sekretarki, takie jak odpowiadanie na maile, dawno już minęły. Teraz taka specjalistka potrafi wystawić fakturę, stworzyć post na social media, zrobić research, przygotować prezentację i wykonać wiele innych administracyjnych zadań.
Dlatego pierwszym krokiem w zatrudnieniu personalnej asystentki jest określenie zadań, które chcesz jej zlecić. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wybrać zdalną asystentkę. Na przykład jeśli na liście zadań, które chcesz komuś oddać, znajdzie się przygotowywanie listy płac, wysyłanie faktur czy sporządzanie sprawozdań finansowych, na pewno musisz szukać osoby, która zna podstawy księgowości i potrafi obsługiwać proste programy księgowe.
Często też zdarza się, że zleceniodawca potrzebuje „ogólnej” pomocy: odpisywania na zaległe maile, dzwonienie po kontrahentach, którzy zalegają z płatnościami, zarządzanie kalendarzem. Nie wymaga to bardzo specjalistycznych zdolności, co oznacza, że łatwo będzie nam znaleźć odpowiednią osobę.
Ustal preferowany sposób komunikacji i raportowania wykonanych zadań
Oddanie części obowiązków, które do tej pory wykonywaliśmy sami, wymaga na pewno zaufania. Dlatego z pewnością będziemy chcieli być informowani o postępach w danych zadaniu czy projekcie. Przed zatrudnieniem wirtualnej asystentki dobrze jest się zastanowić, w jaki sposób chcemy się z nią kontaktować. Może dużo czasu spędzamy przed mailem i to właśnie on jest naszym preferowanym środkiem komunikacji. A może cały czas mamy telefon w ręku i najłatwiej jest się nam komunikować poprzez Telegram albo WhatsAppa. Warto ustalić tę kwestię z osobą, którą zatrudnimy, tak samo jak sposób udostępniania dokumentów on-line.
Podczas takiej rozmowy ustal też częstotliwość składania raportu z wykonywanego zadania. Może lubisz być informowany regularnie o postępach w pracy? A może chcesz tylko otrzymać na koniec gotową prezentację czy efekty researchu? Wszystko to jest oczywiście do ustalenia, lepiej jednak zrobić to na początku, żeby współpraca przebiegała bezproblemowo.
Zdalny asystent również będzie potrzebował przeszkolenia
Wirtualna asystentka na pewno będzie znała popularne systemy operacyjne, poczty e-mail, MS Office czy programy jak Canva czy Photoshop. Każde biuro korzysta też jednak z innych systemów i programów, którego są typowe dla danej branży. Dlatego możliwe jest, że będziesz musiał poświęcić kilka chwil na zapoznanie nowego asystenta z technologią, której używasz w swojej firmie.
W zależności od przypisanych mu obowiązków prawdopodobnie będziesz musiał też zapewnić wirtualnemu asystentowi ograniczony dostęp do dysku w chmurze i kont w mediach społecznościowych. Kiedy zadbasz już o takie podstawowe kwestie, asystent na pewno samodzielnie poradzi sobie z dalszymi zadaniami.
Wirtualne asystentki z zasady są pracownikami, którzy bardzo szybko się uczą i potrafią szybko przystosować się do nowych zadań, dlatego proces zatrudniania takiej osoby nie powinien nam przynieść większych problemów.
