Dobrze zorganizowana skrzynka e-mail to nie tylko oszczędność czasu. To również pewność, że nie przegapimy ważnego zapytania, oferty czy ponaglenia, co może często zaważyć na jakości naszych usług i opinii wśród klientów. Przedstawiamy najlepsze metody na obsługę skrzynki e-mail.
Zarządzanie pocztą e-mail to czasochłonne zadanie
Czy wiesz, że przeciętny profesjonalista otrzymuje codziennie 121 e-maili? W przypadku większości osób pracujących aż 28% tygodnia pracy to czas spędzony na czytaniu e-maili i odpowiadaniu na nie. Nieustannie jesteśmy zasypywani wiadomościami – tymi ważnymi, ale też mnóstwem reklam i SPAM-u. W rezultacie stajemy się mniej produktywni w pracy, ale wcale nie musi to tak wyglądać. Jeśli uda Ci się wprowadzić strukturę i organizację do sposobu zarządzania e-mailami, Twoje życie i dzień w pracy stanie się łatwiejsze. Oto nasze sprawdzone metody.
Wydziel czas na odpowiadanie na e-maile w swoim kalendarzu
Zajmowanie się skrzynką e-mail powinniśmy traktować tak samo jak każdy inny obowiązek w ciągu dnia, a tym samym możemy po prostu przeznaczyć na nie konkretną godzinę i zapisać to w kalendarzu. Najlepiej zrobić to z samego rana, zanim jeszcze rzucimy się w wir spotkań i innych obowiązków. W ten sposób nie będziesz już musiał sprawdzać skrzynki w ciągu dnia, co zaoszczędzi Ci dużo czasu. Na maile, które wpłyną w ciągu dnia pracy, odpowiesz następnego dnia z samego rana. Bez rozpraszania, jakim jest stałe sprawdzanie maila, będziesz mógł skupić się na innych obowiązkach.
Zatrudnij zdalnego asystenta
Zdalny asystent lub asystentka, którzy występują też pod nazwami takimi jak asystentka wirtualna, biuro asystent czy asystent online, to idealne wyjście dla osób, które nie panują już nad swoją skrzynką mailową. Toną pod napływem maili, nie mają czasu na odpowiadanie klientom i otrzymują już kolejne mailowe ponaglenia. W takiej sytuacji asystentka administracyjna albo asystent mogą nas naprawdę uratować.
Jeżeli nie wiesz co to wirtualna asystentka, już wyjaśniamy. Jest to specjalistka, którą można zatrudnić na godziny, dni albo kilka tygodni. Nie jest to pracownik zatrudniany na stałe, dzięki czemu nie musimy podpisywać z nim umowy o pracę ani oferować mu miejsca w biurze. Personalna asystentka pracuje w pełni zdalnie, wystarczy jej więc tylko dać dostęp do naszego maila. Taka specjalistka, po krótkim przeszkoleniu, odpowie za nas na zaległe wiadomości, usunie zbędne wiadomości, a nawet wprowadzi nowy system porządkowania maili.
Stwórz etykiety, foldery i kategorie
Jednym ze sposobów uproszczenia zarządzania pocztą e-mail jest uporządkowanie maili w odpowiednie grupy. Obejmuje to konfigurowanie etykiet, folderów i kategorii. Pamiętaj, że nie ma standardowej reguły, która dotyczy tworzenia kategorii. Całkowicie zależy to od Ciebie, charakteru Twojej działalności i typu maili, które do Ciebie przychodzą. Na przykład ktoś pracujący w branży finansowej może potrzebować wielu folderów. Jeden do faktur, drugi do zwrotu kosztów i tak dalej. Pracownik marketingu może mieć foldery takie jak zapytania ofertowe, wiadomości od grafika i web designera. Kluczem jest ustalanie priorytetów, grupowanie i sortowanie e-maili w kategorie. Największą korzyścią wynikającą z organizowania wiadomości e-mail w ten sposób jest to, że bardzo łatwo jest zlokalizować określone wiadomości za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Oprócz tworzenia podstawowych folderów możesz także skonfigurować kategorie nadrzędne i tworzyć podkategorie pod nimi.
Wszystkie te sposoby sprawią, że wchodzenie na maila nie będzie już u Ciebie powodowało stresu i będzie zajmowała Ci o wiele mniej czasu.
