Jak przygotować się do pracy z wirtualną asystentką?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki to rozwiązanie, które ma na celu odciążyć nas od części obowiązków oraz zaoszczędzić nasz cenny czas. Jeżeli chcemy, żeby taka współpraca była owocna i szybko przyniosła skutki, najlepiej jest się do niej przygotować.

Zidentyfikuj potencjalne zadania dla swojego wirtualnego asystenta

W życiu każdego właściciela biznesu nastaje taki dzień, kiedy nie nadąża już z wykonywaniem swoich obowiązków. Klienci zaczynają się dopytywać, kiedy dostaną odpowiedź na maila, nie mamy czasu zadzwonić do kontrahenta i przypomnieć mu o płatności za fakturę, a na naszych kanałach w social media ostatni post wstawiliśmy na Święta. Na pewno jest to dobry moment na skorzystanie z pomocy zdalnej asystentki. Delegowanie zadań wirtualnej asystentce wymaga jednak zastanowienia się… które zadanie chcemy jej zlecić?
Na początek musimy zastanowić się, który z naszych wielu obowiązków chcemy jej oddać. Może prowadzenie social media pochłania dużo naszego czasu i wolimy poświęcić go na coś innego? A może robienie prezentacji nie jest naszą mocną stroną i chętnie oddamy to zadanie specjaliście?
Najlepiej przed rozpoczęciem współpracy zrobić listę swoich obowiązków i zastanowić się, które z nich chcemy oddelegować. Asystentka personalna na pewno doceni takie przygotowanie.

Asystentka administracyjna – określ warunki jej pracy

Na pewno jednym z pierwszych pytań, jakie zada nam wirtualna asystentka, będzie: jaką ilość pomocy potrzebujemy? Czy mowa tutaj o jednorazowej pomocy przez kilka godzin, czy o regularnym wsparciu jeden dzień w tygodniu? Czy chcemy zatrudnić taką osobę na okres krótko- czy długoterminowy? Wszystkie te informacje będą niezbędne do rozpoczęcia współpracy oraz określenia wynagrodzenia, dlatego najlepiej jest przemyśleć takie kwestie zawczasu.

Zastanów się nad harmonogramem

Przed zatrudnieniem wirtualnej asystentki warto również zastanowić się nad harmonogramem wykonania zadań, które mamy zamiar jej zlecić. Możliwe, że planujemy rozwój naszego biznesu i potrzebujemy pomocy przy stworzeniu oferty, prezentacji czy analizy pewnych danych. Wtedy oczywiście będzie interesował nas konkretny termin.
Możliwe jednak, że będziemy potrzebować na przykład pomocy w uporządkowaniu dokumentów, skrzynki mailowej czy po prostu przy codziennych biurowych czynnościach. Wtedy oczywiście nie zależy nam na konkretnym terminie, a raczej na samym efekcie.

Stwórz krótką instrukcję do bardziej wymagających zadań

Podczas pracy z asystentką online jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, jest stworzenie jasnych instrukcji, które krok po kroku opisują jak wykonać dane zadanie. Oczywiście ktoś może powiedzieć, że jest to kolejny punkt na liście obowiązków, a przecież mieliśmy je delegować. Musimy być jednak świadomi, że nawet jeśli Twój wirtualny asystent jest doświadczonym specjalistą, możliwe, że nie pracował z konkretnymi narzędziami i oprogramowaniem, których używasz w swojej firmie. Na pewno też nie jest świadomy jak działa Twój system archiwizowania dokumentów albo wystawiania faktur.
Dlatego ważne jest, aby dać mu jasne instrukcje. Czasami wystarczy przesłanie jednego maila z kilkoma punktami albo nawet linku z instrukcją danego oprogramowania – doświadczony specjalista na pewno szybko odnajdzie się w nowym oprogramowaniu czy systemie.
Jak widać, warto na początku poświęcić chwilę czasu na odpowiednie przygotowanie, tak aby współpraca z personalną asystentką była jak najbardziej efektywna.

Informacja o Cookies

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Zaakceptuj, by korzystać z serwisu.