Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to duże wyzwanie – na początku często musimy pełnić rolę marketingowca, recepcjonistki, księgowej, a przy tym oczywiście kreatora danego produktu czy usługi. Ogrom obowiązków jest spowodowany tym, że mali przedsiębiorcy często nie mają środków potrzebnych do zatrudnienia pracownika na pełen etat. Z ratunkiem przyjdzie wirtualna asystentka.
Personalna asystentka nie musi wiązać się z dużymi kosztami
Dla wielu osób zatrudnienie asystentki brzmi jak luksus. Z tego powodu wielu przedsiębiorców myśli też, że nie mogą sobie na to pozwolić. W przypadku zdalnej asystentki sytuacja wygląda trochę inaczej. Nie jest to osoba, którą zatrudniamy na pełen etat. W zależności od potrzeb taka osoba może pomagać nam tylko kilka dni albo godzin w tygodniu. Możemy też korzystać z jej usług raz na jakiś czas, kiedy jesteśmy wyjątkowo pochłonięci pracą.
Powodem, dla którego wirtualna asystentka nie będzie dużym obciążeniem finansowym, jest to, że nie musimy za nią płacić żadnych składek. Nie musimy też zapewniać jej miejsca do pracy, komputera, telefonu, ani ponosić innych kosztów związanych z jej zatrudnieniem.
W jakich obowiązkach może nam pomóc asystent online?
Konkretne obowiązki wirtualnej asystentki różnią się w zależności od potrzeb klienta i warunków umowy. Niektórzy wirtualni asystenci zajmują się typowymi zadaniami biurowymi, jak na przykład odpisywanie na maile sprawami księgowymi, podczas gdy inni mogą regularnie publikować aktualizacje w mediach społecznościowych lub pisać artykuły na bloga. Wszechstronny wirtualny asystent może również zajmować się:
- organizowaniem podróży,
- planowaniem spotkań,
- wprowadzaniem danych,
- robieniem researchu,
- kontaktami z urzędami i innymi instytucjami.
Często zdarza się też, że personalna asystentka posiada umiejętności, których nam brakuje. Po co więc poświęcać czas na odpowiadanie na zapytania od klientów, jeśli możemy oddać to w ręce profesjonalistki i inaczej spożytkować ten czas?
Korzyści z wirtualnej asystentki
Dla małych przedsiębiorstw jedną z zalet zatrudnienia wirtualnej asystentki jak np. Secretario jest elastyczność w zawieraniu umów tylko na te usługi, których potrzebują. W zależności od warunków umowy niektórzy wirtualni asystenci mogą otrzymywać wynagrodzenie za zadanie, a nie za godzinę. Natomiast pracownicy w tradycyjnych warunkach biurowych zwykle muszą otrzymywać wynagrodzenie za stałą liczbę godzin dziennie. W przypadku właścicieli małych firm delegowanie zadań wirtualnej asystentce „zwolnia” im dużo cennych godzin, które mogą oni przeznaczyć na inne, ważniejsze kwestie. Mogą skupić się na rozwoju firmy i generowaniu przychodów. Zlecanie żmudnych i czasochłonnych zadań komuś, kto jest w nich wykwalifikowany, może być łatwiejsze i bardziej opłacalne.
Jak znaleźć dobrą personalną asystentkę?
Jeżeli chcemy, żeby personalna asystentka naprawdę nam pomogła i nie chcemy poświęcać czasu na jej przyuczanie, to warto przed wyborem zrobić research. Wybierzmy osobę, która ma już doświadczenie – najlepiej jeżeli dostępne są opinie jej wcześniejszych klientów. Jeżeli wirtualna asystentka posiada profesjonalną stronę internetową, to będzie to zawsze dobry znak.
Wybierzmy też osobę, która w swojej ofercie ma usługi, których akurat potrzebujemy. Zakresy umiejętności takich osób mogą bardzo się od siebie różnić – na przykład nie każda asystentka zajmuje się fakturami albo social media. Dlatego upewnijmy się, że wybieramy osobę z odpowiednim zakresem usług.
